Política de cumplimiento normativo

Objeto

NOVALTIA, S. Coop., en el marco de su estrategia de integridad y en cumplimiento de la legalidad, elabora la presente Política del Sistema Interno de Información de conformidad con lo establecido en los artículos 5.2.h) y 5.2.j) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, Ley 2/2023), mediante la cual se incorpora al ordenamiento jurídico español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Asimismo, el presente documento tiene por objeto garantizar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas que informen sobre infracciones normativas.

Toda persona física, además de poder utilizar el Sistema Interno de Información (SII), podrá informar sobre acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 y de la presente Política a través de los canales externos de información previstos legalmente.

Ámbito subjetivo

De conformidad con el artículo 3 de la Ley 2/2023, tendrán la condición de personas informantes aquellas personas físicas que, en un contexto laboral o profesional, hayan obtenido información sobre hechos que comunican mediante el Sistema Interno de Información.

Personas incluidas

El Sistema Interno de Información está abierto a un amplio conjunto de personas que, en el marco de su actividad profesional o de su relación con NOVALTIA, hayan tenido acceso a información relevante sobre posibles infracciones. A continuación, se detallan los distintos perfiles que, de conformidad con la Ley 2/2023, pueden tener la condición de personas informantes.

Personas trabajadoras por cuenta ajena

Personas que trabajen o hayan trabajado en el sector privado como asalariadas y que hayan obtenido la información en un contexto laboral o profesional.

Personas trabajadoras autónomas

Personas que desarrollen o hayan desarrollado su actividad profesional por cuenta propia y que, en dicho contexto, hayan tenido acceso a información relevante.

Órganos societarios

Socios de la cooperativa y personas que formen o hayan formado parte de órganos de administración, dirección o supervisión, con independencia de la vigencia de su cargo.

Terceros vinculados

Personas que trabajen o hayan trabajado para o bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas, proveedores o beneficiarios de subvenciones, cuando la información se haya obtenido en el marco de dicha relación.

Relaciones finalizadas

Personas que hayan obtenido la información en el marco de una relación laboral o profesional ya finalizada.

Voluntariado, becas y formación

Personas voluntarias, becarias o en periodos de formación, con o sin remuneración, que hayan tenido acceso a información en el desarrollo de dichas actividades.

Procesos de selección

Personas que hayan obtenido información durante un proceso de selección, aun cuando no se haya iniciado la relación laboral.

Ámbito material de aplicación

El ámbito material del Sistema Interno de Información comprende aquellas acciones u omisiones que, por su naturaleza y gravedad, resultan especialmente relevantes desde el punto de vista normativo. A través de este sistema podrán comunicarse conductas que vulneren el Derecho de la Unión Europea o la normativa penal y administrativa aplicable, en los términos establecidos en la Ley 2/2023.

Infracciones del Derecho de la Unión Europea

Acciones u omisiones relativas, entre otras materias, a contratación pública, servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales, seguridad del transporte, medio ambiente, protección de consumidores, protección de datos personales y seguridad de redes y sistemas de información.

Infracciones penales o administrativas graves

Acciones u omisiones que constituyan infracciones penales o administrativas graves o muy graves, especialmente cuando impliquen perjuicio económico para la Hacienda Pública o la Seguridad Social.

Principios generales del Sistema Interno de Información

El Sistema Interno de Información de NOVALTIA se articula sobre una serie de principios generales que garantizan su correcto funcionamiento, su fiabilidad y su adecuación a la normativa vigente. Dichos principios orientan la gestión de las comunicaciones recibidas y aseguran la protección de las personas informantes, de las personas afectadas y de la propia organización.

Preferencia del canal interno

El canal interno de NOVALTIA constituye el cauce preferente para la comunicación de hechos comprendidos en su ámbito de aplicación, sin perjuicio del derecho de las personas informantes a acudir a los canales externos previstos legalmente, de conformidad con la Ley 2/2023.

Seguridad, confidencialidad y anonimato

El Sistema Interno de Información garantiza la confidencialidad de la identidad de la persona informante, de las personas afectadas y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como la protección de toda la información tratada, aplicando las medidas técnicas y organizativas necesarias y permitiendo, cuando proceda, la presentación de comunicaciones anónimas.

Pluralidad de formas de presentación

Las comunicaciones podrán presentarse por escrito, verbalmente o de forma anónima, a través de los medios habilitados, incluyendo correo postal, medios electrónicos o reunión presencial, a solicitud de la persona informante, en los términos previstos en la normativa aplicable.

Garantía del procedimiento

El Sistema Interno de Información contará con un procedimiento formalizado, documentado y accesible que regule la recepción, tramitación, investigación y resolución de las informaciones recibidas, garantizando la seguridad jurídica y el respeto a los derechos de todas las partes implicadas.

Protección del informante

Se garantiza la protección de la persona informante frente a cualquier forma de represalia, asegurando su indemnidad conforme a lo dispuesto en la Ley 2/2023, incluso en aquellos casos en que, tras la investigación, no se constate la existencia de infracción.

Integración y compatibilidad

El Sistema Interno de Información podrá integrarse con otros canales internos de la organización para la recepción de comunicaciones comprendidas en su ámbito material, siendo compatible con otros mecanismos internos, aunque estos últimos no quedarán amparados por el régimen de protección previsto en la Ley 2/2023.

Derechos de las personas afectadas

Durante todo el proceso de gestión e investigación de las comunicaciones se garantizarán los derechos de las personas afectadas, en particular la presunción de inocencia, el derecho al honor, a la intimidad y a la protección de sus datos personales, así como el ejercicio efectivo de su derecho de defensa.

Información, publicidad y difusión

La información relativa al Sistema Interno de Información, su funcionamiento y los derechos y garantías asociados estará disponible de forma clara, visible y accesible en la página de inicio del sitio web de NOVALTIA, en una sección fácilmente identificable.

Autonomía del Responsable del Sistema

El Responsable del Sistema ejercerá sus funciones con plena autonomía e independencia respecto del resto de la organización, actuando con imparcialidad y sujeto a un estricto deber de sigilo respecto de toda la información conocida en el ejercicio de sus funciones.

Colaboración del personal

NOVALTIA fomentará la cooperación activa y responsable del personal en el correcto funcionamiento del Sistema Interno de Información, promoviendo una cultura de integridad, cumplimiento normativo y comunicación responsable.

Responsable del Sistema Interno de Información

El Responsable del Sistema Interno de Información es el Letrado Asesor – Director de Calidad y Recursos Humanos, nombrado por el Consejo Rector.

Cuando concurra conflicto de intereses, deberá abstenerse y delegar sus funciones conforme al procedimiento interno establecido.

Procedimiento de gestión de las informaciones

Se aprobará un procedimiento escrito, documentado y versionado que regulará la recepción, análisis, investigación y resolución de las comunicaciones recibidas.

Canales externos de información

Las comunicaciones podrán presentarse ante las autoridades y organismos competentes, incluyendo el Gobierno de Aragón, el Servicio Nacional de Coordinación Antifraude, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

Tratamiento y conservación de datos personales

Los tratamientos de datos personales realizados en el marco del Sistema Interno de Información se regirán por lo dispuesto en la Ley 2/2023, el Reglamento (UE) 2016/679, la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y por la normativa interna de NOVALTIA en esta materia. Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo estrictamente necesario y proporcionado para la gestión y, en su caso, investigación de los hechos comunicados, y serán suprimidos conforme a los plazos legalmente establecidos.

Derechos y garantías

Se reconocen y garantizan los derechos de las personas informantes y de las personas afectadas en los términos previstos en la Ley 2/2023, asegurando en todo caso la confidencialidad, la presunción de inocencia, el derecho de defensa y la prohibición expresa de cualquier forma de represalia, directa o indirecta, derivada de la presentación de una comunicación o de la participación en el procedimiento.

En Zaragoza, a 13 de diciembre de 2023